Ochrana osobních údajů dodavatelů

Vo VIVANTIS, a.s., IČO: 25977687 (ďalej len „my“) venujeme ochrane osobných údajov veľkú pozornosť. V tomto dokumente nájdete informácie o tom, aké osobné údaje spracovávame predovšetkým o našich dodávateľoch, na základe akého právneho dôvodu osobné údaje spracovávame, na aké účely ich používame, komu ich môžeme odovzdávať a aké máte v súvislosti so spracovaním vašich osobných údajov práva.

1. Aké osobné údaje spracovávame?

Spracovávame nasledujúce osobné údaje:

• identifikačné údaje, ktorými sa rozumie predovšetkým meno a priezvisko, používateľské meno a heslo, príp. číslo preukazu totožnosti, ak navštívite areál, IČO a DIČ, ak ste podnikateľ;

• kontaktné údaje, ktorými sa rozumejú osobné údaje, ktoré nám umožňujú kontakt s vami, hlavne e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa na doručovanie a fakturačná adresa;

• údaje o našej spolupráci, ktorými sú najmä údaje o tovare a službách, ktoré sme si u vás objednali, termín dodania a splatnosti vrátane čísla platobného účtu a údaje o reklamáciách, údaje o plnení vašich zmluvných povinností a ich následná evaluácia, evidencia prípadných porušení zmluvných povinností;

• údaje o vašom správaní na našom portáli, najmä odkazy, na ktoré klikáte, spôsob pohybu po našom webe a posúvanie obrazovky a tiež údaje o zariadení, z ktorého si náš web prezeráte, ako je IP adresa, identifikácia zariadenia, jeho technické parametre ako operačný systém a jeho verzia, rozlíšenie obrazovky, použitý prehliadač a jeho verzia a tiež údaje získané zo súborov cookie a obdobných technológií na identifikáciu zariadenia;

• údaje súvisiace s využitím call centra alebo návštevou nášho areálu, ktorými sú predovšetkým záznamy telefónnych hovorov s call centrom, identifikácia správ, ktoré nám zasielate, vrátane identifikátorov, ako sú IP adresy, a nahrávky z kamerových systémov v areáli;

• bezpečnostné a systémové informácie, ktorými sa rozumejú hlavne vaše systémové prihlasovacie údaje, identifikačné údaje vecí a zariadení, ktoré vám boli zverené (napr. počítač, mobilný telefón, automobil), identifikácia vzdialeného pripojenia, informácie o prístupe k aplikáciám a systémom.

2. Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás na to oprávňuje?

V rámci našej činnosti spracovávame osobné údaje na rôzne účely a v rôznom rozsahu. Aké spracovanie môžeme vykonávať, závisí na tom, na aký účel príslušné spracovanie smeruje a v akej pozícii voči nám vystupujete – či ste len návštevníkom nášho webu, alebo nám dodávate nejaký tovar alebo služby. Vaše údaje môžeme tiež spracovávať, ak ste zástupcom nášho dodávateľa, ak s nami komunikujete alebo ak navštívite náš areál.

a) Ak s nami uzavriete zmluvu

Ak nám ako fyzická osoba dodávate nejaké tovary, služby alebo s nami spolupracujete iným spôsobom, spracovávame s cieľom plnenia zmluvy vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o našej spolupráci.

Ak nám dodávate nejaký tovar alebo služby ako zástupca právnickej osoby, spracovávame tie isté údaje s rovnakým cieľom na základe nášho oprávneného záujmu spočívajúceho v uzavretí a plnení zmluvy s osobou, ktorú zastupujete.

To, že tieto údaje použijeme s cieľom vybavenia našej spolupráce, znamená, že ich použijeme predovšetkým:

• na potreby prijatia tovarov alebo služieb, ktoré nám dodávate;

• aby sme s vami mohli o spolupráci komunikovať, napríklad potvrdiť prijatie tovaru;

• na potreby platby za tovary a služby;

• v súvislosti s vašimi ďalšími požiadavkami, s ktorými sa na nás obrátite napr. pomocou call centra, ako je opísané v časti Ak s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov.

Na tento účel osobné údaje používame po dobu dodávky služby, príp. po dobu trvania zmluvy s nami.

b) Ak navštívite náš areál

Ak navštívite náš areál alebo jeho okolie, budeme spracovávať nahrávku z kamerového systému, na ktorej môžete byť zachytení, a to na základe nášho oprávneného záujmu s cieľom ochrany nášho aj vášho majetku a osôb pohybujúcich sa v areáli a jeho okolí, čo je súčasne náš oprávnený záujem.

Na tento účel osobné údaje uchovávame po dobu 14 dní. Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku.

c) Ak využívate naše IT alebo navštívite niektorý z našich portálov

• Využívanie súborov cookies a ďalších technológií

Pokiaľ navštívite náš portál, do vášho zariadenia ukladáme a následne z neho čítame malé súbory ako cookies. Cookie je malý súbor písmen a čísiel, ktorý ukladáme vo vašom internetovom prehliadači alebo pevnom disku vášho počítača. Niektoré cookies nám umožňujú prepojiť vaše aktivity počas návštevy nášho portálu od chvíle, keď do nášho portálu vstúpite, do okamihu, keď z neho odídete. Vo chvíli, keď zavriete okno internetového prehliadača, sa tieto cookies vymažú. Iné zostávajú v zariadení nastavený čas a aktivujú sa zakaždým, keď navštívite webovú stránku, ktorá konkrétne cookie vytvorila. Ďalej používame pixelové značky (tiež známe ako web beacons), čo sú malé obrázky, ktoré majú podobnú funkciu ako cookies. Oproti cookies, ktoré sú ukladané na pevnom disku vášho počítača, sú pixelové značky pevnou súčasťou webových stránok. O všetkých týchto technológiách budeme pre zjednodušenie v tomto dokumente ďalej hovoriť ako o cookies. Cookies do vášho zariadenia nielen ukladáme, ale tiež čítame tie cookies, ktoré do vášho zariadenia uložil náš portál. Ďalej v tomto dokumente budeme pre jednoduchosť hovoriť iba o ukladaní.

Cookies a ďalšie súbory sú nevyhnutné pre fungovanie nášho portálu. Ak vo svojom prehliadači zablokujete tieto cookies, náš portál nemusí fungovať správne.

Cookies nám pomáhajú:

   • identifikovať vás pri prechádzaní medzi jednotlivými stránkami nášho portálu a pri opätovných návštevách, napríklad aby sme si mohli zapamätať vaše prihlásenie z konkrétneho zariadenia a nežiadať vás opakovane o e-mail a heslo, alebo aby sme si uložili, ktorú verziu nášho portálu vám máme zobraziť, ak portál ponúka v danej chvíli viacero variantov;

   • so zaistením bezpečnosti, napríklad aby sme skúmali, či niekto nezneužil vaše pripojenie k nášmu portálu a nejedná namiesto vás;

   • evidovať, skúmať a odstraňovať poruchy a nefunkčné súčasti nášho portálu.

Ďalej ukladáme cookies z nášho portálu, ktoré nám umožňujú:

    • sledovať návštevnosť nášho portálu, jeho jednotlivých stránok, vytvárať štatistiky a prehľady;

    • zobrazovať vám rôzne varianty nášho portálu, ak testujeme nové funkcionality;

    • prispôsobovať pre vás obsah nášho portálu.

Pokiaľ využitie cookies nevypnete v nastavení vášho webového prehliadača, budeme zastávať názor, že s využívaním týchto cookies súhlasíte. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať vypnutím využívania cookies v nastavení vášho webového prehliadača.

Využívanie osobných údajov návštevníkov nášho portálu

Pokiaľ navštívite niektorý z našich portálov pre dodávateľov, spracovávame údaje o vašom správaní na našom portáli na základe nášho oprávneného záujmu s cieľom:

   • získania informácií, na základe ktorých pre vás budeme môcť portál v budúcnosti vylepšiť; naším oprávneným záujmom tu je zlepšovanie služieb nášho portálu;

   • vytvárania štatistík a prehľadov, najmä sledovania návštevnosti nášho portálu, jeho jednotlivých stránok; naším oprávneným záujmom tu je meranie využitia nášho portálu;

   • predchádzania útokov na náš portál a ohrozenia jeho funkčnosti i bezpečnosti vašich dát; naším oprávneným záujmom tu je bezproblémová funkčnosť nášho portálu a bezpečnosť vašich dát.

Údaje o vašom správaní na našom portáli nezískavame len z cookies. Doplňujeme ich tiež o údaje:

   • IP adresa vášho zariadenia (adresa vášho zariadenia, pomocou ktorej komunikujete s inými zariadeniami v sieti internet);

   • MAC adresa (adresa zariadenia, pomocou ktorej komunikujete s inými zariadeniami v miestnej sieti);

   • operačný systém vášho zariadenia, jeho verzia a jazykové nastavenie;

   • prehliadač, ktorý na svojom zariadení používate, jeho verzia a jazykové nastavenie;

   • adresa webovej stránky (URL adresa), z ktorej prichádzate na náš portál.

Na tieto účely používame osobné údaje po dobu najviac 38 mesiacov, pričom po túto dobu údaje uchovávame v pseudonymizovanej podobe. Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku.

d) Ak využívate našu IT infraštruktúru, techniku alebo iný majetok

Ak využívate našu IT infraštruktúru, najmä potom naše zdieľané úložiská, chatovacie nástroje a e-mailové systémy, našu výpočtovú techniku alebo iný majetok, spracovávame vaše osobné údaje aj na základe našich oprávnených záujmov. Na tomto právnom základe spracovávame vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje súvisiace s našou spoluprácou a tiež bezpečnostné a systémové informácie, a to s cieľom:

Na uvedené účely spracovávame vaše osobné údaje po dobu trvania zmluvného vzťahu s vami. Na účely ochrany našich právnych nárokov môžeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností plynúcich zo zmluvného vzťahu a po dobu trvania premlčacej lehoty nárokov vyplývajúcich alebo súvisiacich s týmto pomerom (v dĺžke až 15 rokov od ukončenia spolupráce) predĺženej o ďalší rok s ohľadom na ochranu našich právnych nárokov. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného konania môžeme spracovávať vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej doby po ich skončení.

Vaše identifikačné údaje môžeme taktiež v primeranom rozsahu použiť na účely našej propagácie a posilňovania značky. Napríklad na tento účel môžeme použiť fotografie z našich akcií usporiadaných pre našich partnerov a dodávateľov. Na tento účel môžeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu trvania zmluvného vzťahu s vami predĺženú o dobu 4 rokov.

Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku podrobnejšie opísanú v podkapitole Právo vzniesť námietku proti spracovaniu. Ak využijete svoje právo vzniesť námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov, sme povinní vaše osobné údaje na daný účel ďalej nespracovávať, iba ak v rámci prešetrovania vašej námietky zistíme, že máme na toto spracovanie závažné oprávnené dôvody.

Tieto dôvody sú:

• vnútorné kontroly a evidencie, najmä evidencie pridelených pracovných pomôcok, kde je naším oprávneným záujmom zaistenie a kontrola riadneho plnenia všetkých vašich a našich povinností;

• zaistenie bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávneným záujmom zaistenie fyzickej a IT bezpečnosti a taktiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring niektorých priestorov a využívanie elektronických zariadení, informačných systémov a IT infraštruktúry;

• zaistenie našich prevádzkových potrieb, kde je naším oprávneným záujmom prevádzka našich IT nástrojov.

e) Ak s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov

Ak s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov, najmä prostredníctvom call centra, e-mailu, chatovacích nástrojov a sociálnych sietí, budeme spracovávať vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje o našej spolupráci a údaje súvisiace s využitím call centra alebo návštevou nášho areálu na základe nášho oprávneného záujmu spočívajúcom v zlepšovaní vo vybavovaní vašich požiadaviek, kontrole riadneho plnenia našich záväzkov a zlepšovania našich služieb s cieľom:

• vybavenia vašich požiadaviek; ak sme si u vás niečo objednali a vaša požiadavka sa vzťahuje k spolupráci, môžeme toto spracovanie realizovať na základe plnenia zmluvy s vami;

• evidencie vašich požiadaviek, aby sme ich mohli kontrolovať, že ich plníme riadne a včas;

• preukazovania, že sme vašu požiadavku prijali a vybavili, napr. keď touto cestou uzatvárame spoluprácu alebo vybavujeme reklamáciu;

• ich analýzy pre zlepšovanie kvality našich služieb.

Na tieto účely osobné údaje uchovávame po dobu 3 mesiacov. Proti spracovaniu na základe nášho oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.

f) Spracovanie pre vnútornú evidenciu a ochranu právnych nárokov

Po ukončení našej spolupráce vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje súvisiace s našou spoluprácou ďalej uchovávame na základe nášho oprávneného záujmu s cieľom ochrany právnych nárokov a našej vnútornej evidencie a kontroly, a to po dobu trvania premlčacej doby 3 roky a jeden rok po jej uplynutí s ohľadom na nároky uplatnené na konci premlčacej doby. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného konania spracovávame vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej doby po jeho ukončení. Našimi oprávnenými záujmami tu sú ochrana právnych nárokov a kontrola riadneho plnenia zmluvných záväzkov.

Proti tomuto spracovaniu na základe oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.

g) Spracovanie pre plnenie našich právnych povinností

Aj my musíme plniť určité zákonom stanovené povinnosti. Na tomto právnom základe spracovávame vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje o našej spolupráci, a to z dôvodu dodržiavania hlavne nasledujúcich zákonov:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Na tieto účely osobné údaje používame po dobu najviac 10 rokov.

3. Kto vaše osobné údaje spracováva a komu ich odovzdávame?

Všetky zmienené osobné údaje spracovávame my ako správca. To znamená, že my stanovujeme zhora vymedzené účely, na ktoré vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracovania a zodpovedáme za ich riadne prevedenie.

Na spracovanie osobných údajov taktiež využívame služby ďalších spracovateľov, ktorí osobné údaje spracovávajú iba podľa našich pokynov a na účely, ktoré sú opísané v časti Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás na to oprávňuje? Takýmito spracovateľmi sú:

• poskytovatelia cloudových služieb a ďalší dodávatelia technológií a podpory;

• poskytovatelia nástrojov na správu a nahrávanie telefonických hovorov;

• poskytovatelia SMS komunikačných a chatovacích nástrojov, v prípade, keď spracovávajú osobné údaje na sprostredkovanie našej komunikácie s vami;

• poskytovatelia služieb monitoringu príjmu a expedície tovaru a návštev v areáli;

• poskytovatelia bezpečnostného monitoringu spravujúci najmä náš kamerový systém;

• externé účtovnícke spoločnosti.

4. Z akých zdrojov osobné údaje získavame?

Vo väčšine prípadov spracovávame osobné údaje, ktoré nám poskytnete v rámci spolupráce alebo pri komunikácii s nami, napríklad na call centre. Osobné údaje priamo od vás získavame aj nahrávaním hovorov na call centre a kamerovým záznamom nášho areálu a jeho okolia.

5. Odovzdávanie údajov mimo EÚ

V rámci odovzdania údajov našim spracovateľom uvedeným v časti „Kto vaše osobné údaje spracováva a komu ich odovzdávame?“ môžeme vaše údaje odovzdať aj do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, ktoré nezaisťujú zodpovedajúcu úroveň ochrany osobných údajov. Každé takéto odovzdanie budeme uskutočňovať len v prípade, že sa príslušný spracovateľ zaviaže dodržiavať štandardné zmluvné doložky vydané Európskou komisiou a dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF

6. Aké máte práva pri spracovaní osobných údajov?

Rovnako ako my máme svoje práva a povinnosti pri spracovaní vašich osobných údajov, máte aj vy pri spracovaní vašich osobných údajov určité práva. Medzi tieto práva patrí:

Právo na prístup

Zjednodušene povedané máte právo vedieť, aké údaje o vás spracovávame, s akým cieľom, po akú dobu, kde vaše osobné údaje získavame, komu ich odovzdávame, kto ich okrem nás spracováva a aké máte ďalšie práva súvisiace so spracovaním vašich osobných údajov. To všetko sa môžete dozvedieť v tomto dokumente „Ochrana osobných údajov dodávateľov“. Pokiaľ si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú alebo nie sú z našej strany spracovávané, a pokiaľ to tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom. V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracovávaných osobných údajov, pričom prvú kópiu vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom.

Právo na opravu

Robiť chyby je ľudské. Ak zistíte, že osobné údaje, ktoré o vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, prípade doplnili.

Právo na výmaz

V niektorých prípadoch máte právo, aby sme vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, ak je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:

• vaše osobné údaje už nepotrebujeme na účely, na ktoré sme ich spracovávali;

• využijete svoje právo vzniesť námietku proti spracovaniu (viď nižšie časť Právo vzniesť námietku proti spracovaniu) u osobných údajov, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov, a my zistíme, že už žiadne takéto oprávnené záujmy, ktoré by toto spracovanie oprávňovali, nemáme alebo

• domnievate sa, že nami vykonávané spracovanie osobných údajov prestalo byť v súlade s obecne záväznými predpismi.

Prosím, majte ale na pamäti, že aj keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž neuplatní v prípade, že spracovanie vašich osobných údajov je i naďalej nevyhnutné na splnenie našich právnych povinností alebo určenia, výkon či obhajobu našich právnych nárokov (viď časť Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás na to oprávňuje?).

Právo na obmedzenie spracovania

V niektorých prípadoch môžete okrem práva na výmaz využiť právo na obmedzenie spracovania osobných údajov. Toto právo vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracovania – v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na výmaz), ale po obmedzenú dobu. Spracovanie osobných údajov musíme obmedziť, keď:

• popierate presnosť osobných údajov, kým sa dohodneme, aké údaje sú správne;

• vaše osobné údaje spracovávame bez dostatočného právneho základu (napr. nad rámec toho, čo spracovávať musíme), ale vy budete pred výmazom takýchto údajov uprednostňovať len ich obmedzenie (napr. pokiaľ očakávate, že by ste nám v budúcnosti takéto údaje aj tak poskytli);

• vaše osobné údaje už nepotrebujeme na vyššie uvedené účely spracovania, ale vy ich požadujete na určenie, výkon alebo obhajobu svojich právnych nárokov, alebo

• vznesiete námietku proti spracovaniu. Právo na námietku je podrobnejšie opísané nižšie v kapitole Právo vzniesť námietku proti spracovaniu. Po dobu, po ktorú prešetrujeme, či je vaša námietka oprávnená, sme povinní spracovanie vašich osobných údajov obmedziť.

Právo na prenositeľnosť

Máte právo získať od nás všetky vaše osobné údaje, ktoré ste nám vy sami poskytli a ktoré spracovávame na základe plnenia zmluvy. Vaše osobné údaje vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Aby sme mohli na vašu žiadosť údaje jednoducho previesť, môže ísť iba o údaje, ktoré spracovávame automatizovane v našich elektronických databázach. 

Právo vzniesť námietku proti spracovaniu

Máte právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu (viď časť Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás na to oprávňuje?). Vaše osobné údaje prestaneme spracovávať, ak nebudeme mať závažné oprávnené dôvody na to, aby sme v takomto spracovaní pokračovali.

Právo podať sťažnosť

Uplatnením práv vyššie uvedeným spôsobom nie je nijako dotknuté vaše právo podať sťažnosť na príslušnom dozornom úrade. Toto právo môžete uplatniť hlavne v prípade, že sa domnievate, že vaše osobné údaje spracovávame neoprávnene alebo v rozpore s obecne záväznými právnymi predpismi. Sťažnosť proti nami vykonávanému spracovaniu osobných údajov môžete podať na Úrade na ochranu osobných údajov, ktorý sídli na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

7. Ako je možné uplatniť jednotlivé práva?

Najrýchlejší spôsob, ako je možné uplatniť a požiadať o výkon práva, je zaslanie žiadosti prostredníctvom elektronickej schránky spoločnosti, prípadne v listinnej podobe na adresu sídla spoločnosti. V takom prípade však musí byť vaša žiadosť opatrená úradne overeným podpisom.

Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, maximálne však do jedného mesiaca. Vo výnimočných prípadoch, najmä z dôvodu zložitosti vašej požiadavky, sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace. O takomto prípadnom predĺžení a jeho zdôvodnení vás, samozrejme, budeme informovať.

8. Poverenec na ochranu osobných údajov

Vo všetkých záležitostiach súvisiacich so spracovaním vašich osobných údajov je vám k dispozícii náš poverenec na ochranu osobných údajov.

Poverenca môžete kontaktovať prostredníctvom e-mailu dpo@vivantis.com